Congress-Administration mit CONTOO
26. Mai 2009 von Online-Journalist Rainer Meyer
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CONTOO Ist eine Web-basierte Konferenzorganisations- und -verwaltungssoftware. (Anmeldung und Nutzung über https://www.contoo.de ). Zielgruppe sind Personen, die in irgendeine Weise mit wissenschaftlichen Konferenzen planen und umsetzen wollen und hierfür Hilfestellung über eine Webplattform benötigen.
CONTOO ist ein sehr professionell wirkendes Werkzeug zur Organisation und Verwaltung jeder Art von wissenschaftlicher Konferenz. Nach der Anmeldung (die einfach und schnell verlief) erstellt man mit einer Reihe von Klicks in verschiedenen Formularen die Inhalte und Themen der Konferenz. Man hat bei CONTOO auch die interessante Möglichkeit, die Anmeldung der Teilnehmer über die Plattform mit dem Einreichen von Abstracts sicherzustellen.
contoo-Ablauf der Konferenz
Hier oben sieht man sehr schön, wie die Schrittfolge ist, wenn man eine Konferenz neu einrichtet. Man gibt in speziellen Formularen der relevanten Info ein und Schritt für Schritt entsteht die Konferenz.
- Sprachen: Es können eine oder mehrere Sprachen festgelegt werden.
- Basisdaten: Ein typisches Beispiel sieht man im Screenshot: Veranstaltungsbezeichnung, Thema, Stichworte, Termine werden hier festgelegt.
- Kontakt: Name und E-Mail-Adresse
- Logos: ein kleines und ein großes Logo für die Veranstaltung sind möglich.
- Dateiverwaltung: Hier findet man alle hochgeladenen Dateien, z.B. PDF-Daten zum Veranstaltungsablauf.
- Call for Abstracts: Einladungstext und Termine für einzureichende Teilnehmer-Materialien
- Beitragstypen: Hier können die Arten der Beiträge beschrieben werden.
- Themen/Symposien: Hier können Themen und Veranstaltungen beschrieben werden.
- Räume
- Registrierungsformulare: Hinweistexte und Termine für die Registrierung von Teilnehmern.
- Internetseiten: Webseite zur Veranstaltung mit Texten und Grafiken sowie Downloaddateien.
Besonders die beiden letzen Punkte sind sehr überzeugend, denn hier spart man nicht nur Zeit in der Vorbereitung, sondern hat auch umfassende Möglichkeiten der Werbung für die Veranstaltung.
Eine weitere sehr bemerkenswerte Funktion dieser Konferenzorganisations- und -verwaltungssoftware ist die Möglichkeiten zum Export der gesammelten Daten. Man kann sowohl die Teilnehmerdaten wie die Abstracts als PDF-Dateien oder im XML-Format nutzen. Damit wird die Möglichkeit der nachträglichen Auswertung und des Drucks verbessert.
Damit ist den Machern eine komplette und übersichtliche Lösung für die Konferenz-Planung gelungen. Sowohl die Aspekte der umfassenden Verwaltung, wie das Einsammeln von Teilnehmeranmeldung (einschließlich der Vorbereitungspapiere) kann sich sehen lassen. Mir ist keine Software bekannt, die ähnliches leisten könnte. Und der entscheidende Vorteile: Alles ist eine komplett integriere Lösung über die Internet-Anbindung. Und an die Werbung für die Veranstaltungen über das Internet hat man auch gedacht.
Letzter Punkt: Was kostet das Ganze? Bereits ab 299 Euro kann man eine Konferenz planen und umsetzen.
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